NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT MERCHANDISER

Apparel merchandiser đã không còn là một công việc mới lạ đối với chúng ta trong thời buổi hiện tại, tuy vậy, để trở thành một Merchandiser  là một việc không hề dễ dàng bởi thế, đòi hỏi người làm nghề phải rèn luyện cũng như trang bị cho mình những kỹ năng thiết yếu nhằm phát triển nghề nghiệp. Dưới đây, theo góc độ bản thân, mình sẽ chia sẻ những kỹ năng cũng như yêu cầu cần thiết của một nhân viên quả lý đơn hàng.

Kỹ năng giao tiếp:

Kỹ năng giao tiếp chính là nhân tố đầu tiên phải đề cập, đây là một trong những kỹ năng mềm thiết yếu cần có không chỉ đối với nhân viên quản lý đơn hàng nói riêng mà cả những ngành nghề khác nói chung. Vì đặc thù công việc, một Merchandiser luôn phải liên lạc và giao tiếp với hầu hết các bộ phận cũng như các chuyên viên trong ngành.

Các bộ phận phải kể đến như là phòng thu mua (sourcing and purchasing); kế toán; phòng nghiên cứu và phát  triển (R&D);  phòng kế hoạch, sản xuất; kiểm tra chất lượng; xuất nhập khẩu.

Các chuyên viên trong ngành chính là khách hàng (bao gồm hiện tại và tiềm năng), các cấp lãnh đạo, nhân viên cấp dưới, nhà cung cấp và ngay cả nhân công.

Chính vì vậy, hoàn thiện kỹ năng giao tiếp chính là điều cần thiết để một merchandiser có thể đạt được nhiều thành tựu trong tương lai.

Khả năng lên kế hoạch:

Lên kế hoạch là một trong những nhân tố quan trọng để đánh giá một chuyên viên quản ký đơn hàng làm việc có hiệu quả hay không. Một đơn hàng hay dự án luôn kéo dài hàng quý, hàng năm và có rất nhiều công việc cần hoàn thành đúng thời gian.

Việc lên kế hoạch giúp merchandiser có cái nhìn tổng quan về những công việc cụ thể cần hoàn thành trong tương lai. Các công việc cần phải kể đến như phải hoàn thành mẫu đầu tiên trong thời gian cho phép, mua vật tư mẫu phục vụ cho việc hoàn thành mẫu. Vật tư chính như vải hay da (leather) đôi lúc cần phải đan, nhuộm, in, thêu, vậy nên, chuẩn bị và tìm kiếm nguồn cung phù hợp là điều cần thiết. Bên cạnh  đó, áp lực thời gian chính là điều đáng quan tâm trong quá trình lên kế hoạch, vì vậy, trang bị những kỹ năng bổ trợ cho việc lên kế hoạch là điều nên cân nhắc hàng đầu đối với một nhân viên quản lý đơn hàng.

Kỹ năng ra quyết định:

Một kỹ năng thiết yếu khác nên có của một chuyên viên quản lý đơn hàng chính là ra quyết định. Mỗi ngày, một nhân viên quản lý đơn hàng phải đối mặt với khá nhiều tình huống yêu cầu họ phải đưa ra quyết định cuối cùng nhằm giải quyết vấn đề trong hạn định thời gian cho phép. 
Những quyết định phải đề cập đến như lựa chọn nhà cung ứng phù hợp, ấn định ngày giao hàng từ nhà cung ứng, duyệt thông tin về mẫu cũng như nguyên vật liệu sản xuất (bao gồm màu sắc, chất liệu, sọc vải…) ngoài ra, phương thức gia công thành phẩm như số lượng mũi chỉ/inch hoặc thay đổi chi tiết sản phẩm so với sản phẩm đã được khách hàng phê chuẩn (approved). Nếu không có quyết định kịp thời từ merchandiser thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đơn hàng của nhà máy.

Kỹ năng tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm kiếm nhà cung ứng là một phần không thể thiếu đối với công việc của một merchandiser. Bên cạnh nhà cung ứng chỉ định, nhân viên quản lý đơn hàng phải tìm kiếm những nhà cung ứng có liên quan. Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp mang lại nhiều cơ hội cũng như về cả lợi thế cạnh tranh so với các nhà máy khác. Bên cạnh đó, sẽ giúp giảm thiểu rủi ro về thời gian giao hàng cũng như chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đồng thời, chi phí phù hợp cũng góp phần tăng khả năng cạnh tranh về giá cả thành phẩm trong tương lai.

Đàm phán

Đây là một trong những kỹ năng phức tạp trong hầu hết tất cả các lĩnh vực không chỉ riêng lĩnh vực may mặc (apparel). Đàm phán là tình huống mà tất cả những merchandiser đều phải đối diện khi giao tiếp trong công việc hằng ngày.

Bắt đầu từ việc đàm phán giá, thời gian giao hàng với nhà cung ứng đến đàm phán về quá trình sản xuất của nhà máy. Bên cạnh đó, như đã đề cập ở phần kỹ năng ra quyết định, khi một nhân viên quản lý đơn hàng muốn ra quyết định về sản phẩm như màu sắc, kích thước, phương pháp may thành phẩm đều phải dựa trên thông tin chấp thuận từ các quản lý cấp cao cũng như từ phía khách hàng. Việc thương thuyết để được thông qua và chấp nhận thay đổi từ phía khách hàng đòi hỏi merchandiser phải hiểu rõ vấn đề đang gặp phải và kỹ năng đàm phán đúng đắn với khách hàng.

Tính và báo giá thành phẩm:

Tính và báo giá là một trong những khâu quan trọng hàng đầu bên cạnh sản phẩm mẫu chất lượng. Giá chính là thước đo cuối cùng ảnh hưởng đến việc có được đơn hàng từ khách hàng và cũng mang tính cạnh tranh với các nhà máy khác trong cùng lĩnh vực.

Tính giá là bước ước lượng (trong trường hợp T1 sample) hoặc định giá thành phẩm (giá SMS) sau đó, báo giá thông qua form chuẩn từ khách hàng (CBD file). Để hoàn thành tốt được khâu này, một nhân viên quản lý đơn hàng phải trang bị đầy đủ kiến thức về giá vật tư từ nhiều nguồn cùng với khả năng so sánh giá giữa các vật tư cùng loại.

Hợp tác và làm việc nhóm:

Làm việc nhóm là một phần đặc biệt quan trọng với tất cả các tổ chức nói chung và công việc merchandiser nói riêng. Sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm chính là lợi thế nhưng đôi khi lại trở thành rào cản đối với một nhân viên quản lý đơn hàng.
Trong một dự án bao gồm rất nhiều công việc cần phải thực hiện trong thời gian rất ngắn. Một nhóm làm việc hiệu quả nên có những yếu tố như phân chia công việc phù hợp, chia sẻ thông tin nội bộ cũng như định hướng đúng đắn từ trưởng nhóm.
Việc phân chia công việc không phù hợp với khả năng của từng thành viên trong nhóm hoặc thiếu sự chia sẻ thông tin lẫn nhau dễ dẫn đến việc đình trệ trong quy trình cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành đơn hàng đúng hạn.

Kỹ năng quản lý thông tin:

Vì tính chất đặc thù của nghề, mỗi ngày, một nhân viên merchandiser có thể nhận đến hàng trăm Emails từ khách hàng (bản vẽ, thông tin chỉnh sửa mẫu, thông tin từ nhãn hàng, lịch xuất hàng, hợp đồng,vv..). Bên cạnh đó là emails từ nhà cung cấp, từ các phòng ban trong công ty. Việc nhận nhiều thông tin trong ngày cũng như phân loại thông tin theo từng mục là không hề dễ dàng.

Bởi lẽ, công việc tưởng chừng như đơn giản này lại tiềm ẩn nhiều nguy cơ thiếu sót thông tin dẫn đến những rủi ro đáng tiếc trong tương lai như chốt giá, thông tin bản vẽ cuối cùng, thông tin hợp đồng. Lưu trữ và quản lý thông tin là tùy nhãn quan của mỗi người vào việc phân loại. Vì vậy, không có công thức chung cho kỹ năng này và mỗi người phải tự định hướng về cách thức phân loại nhằm quản lý thông tin tốt nhất có thể.

Kỹ năng thiết yếu cho các cuộc họp:

Hội họp chính là một quá trình đòi hỏi một merchandiser phải trang bị cho bản thân những kỹ năng thiết yếu cho một cuộc họp được diễn ra một cách tối ưu nhất. Chính vì điều này, đây là một trong những kỹ năng mình muốn thực hiện sau cùng, bởi lẽ, kỹ năng này chính là tổng hợp những kỹ năng đã đề cập trước đó.

Một merchandiser luôn phải thực hiện khá nhiều cuộc họp trong công việc bao gồm sắp xếp cuộc họp cùng khách hàng; họp và triển khai dự án với các phòng ban khác cho những công việc cụ thể (may mẫu, sản xuất, kiểm hàng, xuất hàng, thanh toán…). Chính vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ cho cuộc họp là vô cùng thiết yếu, giúp cho cuộc họp diễn ra thuận lợi, giảm thiểu được thời gian lãng phí cũng như chia sẻ thông tin hiệu quả hơn.

Trên đây chỉ là những ý kiến cá nhân đến từ kinh nghiệm bản thân cũng như từ những chuyên viên trong ngành. Bên cạnh những kỹ năng đã đề cập vẫn có những kỹ năng khác quan trọng không kém trong quá trình làm việc của một merchandiser. Vì vậy, việc trau dồi kiến thức, kỹ năng trở thành “thói quen” là việc nên thực hiện nếu muốn trở thành một Specialist merchandiser.